Mandanten-Information: Verpflichtende digitale Aufbewahrung von Entgeltunterlagen ab dem 01.01.2027 (Stand August 2026)
Sehr geehrte Damen und Herren,
ab dem 01.01.2027 sind sämtliche Entgeltunterlagen vollständig und
ausschließlich digital zu führen und für Zwecke der Betriebsprüfung
elektronisch bereitzustellen. Papierunterlagen bzw. ein Nebeneinander von
Papier- und Digitalunterlagen („Medienbruch“) sind dann nicht mehr zulässig.
1. Rechtslage bis zum 31.12.2026
Bis zum 31.12.2026 können Arbeitgeber sich auf Antrag beim zuständigen
Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung noch von der Pflicht zur Führung
elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen. In diesem Fall ist eine rein
papiergebundene oder sonst nicht vollständig digitale Führung der Unterlagen
noch zulässig. Spätestens mit Ablauf des 31.12.2026 endet diese
Übergangsregelung; eine Befreiung hiervon ist darüber hinaus nicht mehr
möglich.
2. Verpflichtung zur digitalen Führung ab 01.01.2027
Ab dem 01.01.2027 gilt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
ohne Ausnahme für alle Arbeitgeber. Damit müssen alle prüfungsrelevanten
Entgeltunterlagen – einschließlich der in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführten
begleitenden Unterlagen – ausschließlich digital vorgehalten werden.
Hierzu zählen insbesondere:
• Arbeitsverträge und Arbeitszeitnachweise
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
• Erklärungen zur Versicherungsfreiheit bzw. zu weiteren (geringfügigen)
Beschäftigungen
• Nachweise zur Elterneigenschaft
• Entsendungsunterlagen sowie verschiedene sonstige
Sozialversicherungsnachweise
Die Daten der Entgeltunterlagen sind während der gesamten
Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.
Dies setzt ein geordnetes elektronisches Ablagesystem voraus, das eine
schnelle Zuordnung zu Beschäftigten und Zeiträumen ermöglicht.
3. Technische Anforderungen an die digitale Ablage
Für die digitale Ablage gelten – ergänzend to den
sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben – technische Mindestanforderungen,
die in den „Gemeinsamen Grundsätzen“ der Sozialversicherungsträger
konkretisiert sind. Wesentliche Punkte sind:
• Einzeldokument-Ablage: Jedes Dokument ist als eigene Datei
abzulegen.
• Unveränderbarkeit: Es ist ein nicht veränderbares, vor nachträglichen
Änderungen geschütztes Format (z.B. PDF oder gängige Bildformate)
zu verwenden; Ausnahmen gelten lediglich für maschinelle Datensätze
der Krankenkassen.
• Eindeutige Struktur: Der Dateiname bzw. die Ablagestruktur muss eine
eindeutige Zuordnung zum Beschäftigten sowie zum jeweiligen
Zeitraum ermöglichen.
• Systemunabhängigkeit: Die Dokumente müssen unabhängig von Ort
oder Betriebssystem abrufbar und maschinell auswertbar sein.
4. Umgang mit Unterlagen in Papierform und Schriftformerfordernissen
Werden dem Arbeitgeber Unterlagen zunächst in Papierform übermittelt, sind
diese in ein elektronisches Format zu überführen. Die Originale sind
grundsätzlich bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder
nach den jeweils einschlägigen Spezialvorschriften aufzubewahren; nach
vollständiger und ordnungsgemäßer Übernahme in elektronische Form kann
eine Vernichtung zulässig sein.
Für Erklärungen oder Anträge mit gesetzlich angeordneter Schriftform (z.B.
Verzicht auf Versicherungsfreiheit, bestimmte Befreiungsanträge) genügt
regelmäßig die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Werden solche Dokumente zunächst schriftlich eingereicht und anschließend
gescannt, ist für eine beweissichere Digitalisierung eine fortgeschrittene
elektronische Signatur des Arbeitgebers erforderlich; andernfalls ist das
Original zusätzlich in Papierform aufzubewahren.
5. Aufbewahrungsfristen
Entgeltunterlagen sind für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren
zu führen und mindestens bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung
folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Verstöße gegen diese
Aufbewahrungspflichten können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld
geahndet werden.
6. Handlungsempfehlung für Ihr Unternehmen
Vor dem Hintergrund der ab dem 01.01.2027 zwingenden vollständigen
Digitalisierung der Entgeltunterlagen empfehlen wir, bereits jetzt die internen
Prozesse anzupassen und ein revisionssicheres elektronisches Archivsystem
aufzubauen.
Hierzu gehören insbesondere:
• Systemprüfung: Überprüfung und ggf. Anpassung der
Lohnabrechnungssoftware und Archivsysteme an die technischen
Vorgaben der Gemeinsamen Grundsätze.
• Strukturaufbau: Aufbau einer klaren digitalen Ablagestruktur je
Beschäftigten mit Unterkategorien (z.B. Arbeitsvertrag, Stammdaten,
Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen,
Sozialversicherungsnachweise).
• Prozessfestlegung: Festlegung interner Prozesse zur beweissicheren
Digitalisierung von Papierdokumenten, insbesondere bei
Schriftformerfordernissen.
• Mitarbeiterschulung: Schulung der mit der Entgeltabrechnung und
Personalaktenführung betrauten Mitarbeitenden im Hinblick auf die
neuen Anforderungen und Prüfungsabläufe im Rahmen der euBP.
Als DATEV-Nutzer stellen wir Ihnen die notwendige, rechtssichere Software
direkt zur Verfügung, sofern wir die Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen
erstellen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung Ihrer derzeitigen Prozesse,
der Implementierung der digitalen Entgeltunterlagenführung sowie bei der
Vorbereitung auf zukünftige Betriebsprüfungen.
Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Steuerbüro
Leiblein & Kollegen